Chaque employé apprend à sa manière. Dans un service, et certainement dans une équipe, les gens travaillent avec différents niveaux de connaissances. Il est utile de dresser la carte de ces connaissances et compétences. L'organisation de la formation sera plus fluide et la formation elle-même sera plus efficace. Une "matrice de connaissances" représente visuellement les compétences individuelles des salariés d'une fonction ou d'un service.

Pourquoi créer une matrice de connaissances ?

Une matrice de connaissances est un instrument simple qui demande peu d'investissement en temps et donne beaucoup de résultats : les points forts mais aussi les points de travail d'une équipe et d'un département deviennent visibles.

Une matrice de connaissances peut être créée par équipe mais aussi par machine si on le souhaite. Cette méthode est utile dans les entreprises où chaque machine est exploitée par une équipe permanente. Un manuel spécifique est disponible ici.
Une matrice des connaissances permet de visualiser les compétences individuelles des employés. L'objectif est de détecter les pénuries actuelles ou les points de travail de l'employé. La prochaine étape importante après la matrice de connaissances est l'élaboration d'un plan de formation (PFE).

À quoi sert une matrice de connaissances ?

Une vue d'ensemble avec toutes les "pouvoir et savoir" complétée par le niveau de contrôle peut vous aider à planifier l'action à court et à long terme : 

Elle permet de conserver des connaissances cruciales dans l'entreprise : vous verrez en temps utile où se trouvent les compétences les plus importantes et où elles se situent. En combinaison avec des informations sur la pyramide des âges, vous pouvez voir où le suivi est nécessaire. Il est conseillé de commencer à travailler avec ces informations en temps utile, car il faut en moyenne deux ans pour achever le transfert de connaissances aux autres employés.
Il est facile d'organiser des cours de formation sur mesure.
Vous pouvez prendre des mesures immédiates, par exemple si l'une de vos personnes les plus expérimentées disparaît soudainement.
Par exemple : vos employés conduisent un chariot élévateur à fourche tous les jours, mais le conseiller en prévention remarque que les "quasi-accidents" se produisent plus souvent à un endroit précis. Après une observation sur place et après une discussion lors d'une réunion de la boîte à outils, il apparaît que la plupart des conducteurs appliquent une manœuvre dangereuse pendant l'exécution d'une activité spécifique.

La matrice des connaissances vous donne immédiatement une meilleure idée du niveau de contrôle exercé par les travailleurs. Dans la matrice des compétences et aptitudes, vous trouverez une description exacte des compétences nécessaires. Ensuite, vous pouvez organiser une formation sur mesure dans laquelle le formateur sait exactement ce qu'il faut souligner. Plus de perte de temps.
Ensuite, vous ajustez à nouveau la matrice des connaissances avec les conseils du formateur ou vous prenez de nouvelles mesures de sécurité qui rendent le travail à la fois plus sûr et plus facile.

Comment commencer ?

Pour commencer, vous avez besoin des profils d'emploi ou d'une liste des différentes tâches et des normes fixées pour les différentes tâches.

Vous n'avez pas de profil d'emploi ? Utilisez ensuite les profils intersectoriels de la base de données pole-emploi.  Pole-emploi contient plus de 500 fiches d'information sur les emplois. Sur ce site, vous trouverez également des informations sur les activités, les capacités et les connaissances, mais aussi des informations sur les formations qui mènent à la profession et sur les certificats ou attestations requis. Les fiches de données ont été approuvées par les partenaires sociaux et couvrent l'ensemble du marché du travail.

Un exemple de description

Activité : réanimation d'une personne en cas de perte de conscience
Compétence : appliquer avec succès la technique de réanimation
Tâches à accomplir*:

1. vérificatiez si la personne est consciente ;
2. appeler un numéro d'urgence: le 112 ;
3. vérifier la respiration ;
4. appliquer le massage cardique ;
5. la ventilation.

Une fois que les activités et les tâches associées ont été cartographiées, vous pouvez attribuer un niveau aux membres de l'équipe séparément pour chaque tâche. Différents niveaux sont possibles et il est parfaitement normal que tout le monde ne puisse pas accomplir toutes les tâches dans la même mesure. Il est également vrai qu'une matrice des connaissances est un document dynamique. Les gens apprennent constamment et une personne acquiert de plus en plus d'expérience dans l'exécution des tâches. Il peut également arriver qu'une personne ne soit soudainement plus autorisée à effectuer une tâche spécifique. Par exemple, la conduite d'un chariot élévateur à fourche pour des raisons de santé.

*) Ce plan par étapes ne sert qu'à titre d'exemple. La procédure de réanimation est régulièrement adaptée.  Un cours de recyclage annuel de votre personnel est absolument nécessaire pour maintenir son certificat. Un cours de recyclage leur permet également de suivre les dernières évolutions des techniques de premiers secours.

Exemples de niveaux

R : la tâche n'est pas pertinente pour l'employé ;
B : l'employé n'a pas encore reçu d'instruction. Il ne peut pas s'acquitter de cette tâche ;
C : l'employé a suivi une formation mais a encore besoin d'être guidé dans l'exécution de la tâche/activité ;
D : l'employé peut effectuer la tâche/activité de manière indépendante.
Vous pouvez également faire preuve de créativité. Définir trop de niveaux n'est pas judicieux, cela rend la matrice des connaissances beaucoup moins claire. Toutefois, vous pouvez appliquer une description plus précise, surtout si votre personnel a besoin d'une formation, d'une admission ou d'un certificat spécifique pour pouvoir exercer le métier.

Besoin d'aide ?

Vous voulez commencer mais c'est trop complexe ? Le FSIB offre une aide gratuite sous la forme d'un programme de coaching sur mesure. Le consultant sectoriel vous aide à dresser la carte de toutes les compétences et vous propose ensuite un plan d'apprentissage. Un simple programme d'études constitue la base de votre suivi annuel. Un avantage supplémentaire est que vous pouvez facilement demander une aide financière auprès du FSIB de cette manière.

Quelques lignes directrices :

• Partez des tâches globales, telles qu’elles sont décrites dans le profil de fonction.
• Répartissez les tâches en différentes activités.
• Évaluez chaque collaborateur/collaboratrice sur son aptitude à accomplir certaines tâches et utilisez des symboles simples pour en établir la cartographie.
• Discutez de votre appréciation de l’aptitude d’un(e) collaborateur/collaboratrice à accomplir certaines tâches avec ce(tte) dernier/dernière.
• Établissez des objectifs préalables : quelle est la prochaine étape que vous souhaitez atteindre avec le(la) collaborateur/collaboratrice ?
• Adaptez périodiquement la liste des activités. Impliquez-y aussi le(la) collaborateur/collaboratrice.
• Adaptez régulièrement l’aptitude du (de la) collaborateur/collaboratrice à accomplir des tâches dans la matrice des connaissances et discutez avec lui/elle de la prochaine étape pour lui permettre de surveiller, de son côté, son processus d’apprentissage.