Elke werknemer leert op zijn eigen manier. In een afdeling, en zeker in een team, werken mensen met een uiteenlopend kennisniveau. Het is nuttig om die kennis en vaardigheden in kaart te brengen. De organisatie van de opleiding zal vlotter verlopen en de opleiding zelf zal effectiever zijn. Een zogenaamde 'kennismatrix' geeft de individuele taakbekwaamheid van medewerkers in een functie of afdeling visueel weer.

Waarom een kennismatrix opstellen?

Een Kennismatrix is een eenvoudig instrument dat weinig tijdsinvestering vraagt en heel wat oplevert: sterke punten maar ook de werkpunten van een team en een afdeling worden zichtbaar.

Een kennismatrix kan worden opgemaakt per team maar ook per machine indien gewenst. Deze methode is handig in bedrijven waar de bediening van elk machine door een vast team wordt verzorgd. Een specifieke handleiding vindt u hier. 

Een kennismatrix visualiseert de individuele vakbekwaamheid van medewerkers. Het doel is om actuele tekorten of werkpunten van de medewerker te detecteren. De volgende belangrijke stap na de kennismatrix is een opleidingsplan (BOP) opmaken.

Waarvoor is een kennnismatrix nuttig?

Een overzicht met alle ’kunnen en kennen‘ aangevuld met het niveau van beheersing kan u helpen om de actie op korte en lange termijn te plannen:  

• Het helpt om cruciale kennis in het bedrijf te behouden: u ziet tijdig waar de meest belangrijkste competenties en zitten. In combinatie met informatie over de leeftijdspiramide wordt zichtbaar waar de opvolging noodzakelijk is. Tijdig met die informatie aan de slag gaan is aan te raden, gemiddeld duurt het immers twee jaar om de kennisoverdracht naar andere medewerkers te voltooien.
• U organiseert eenvoudig opleidingen op maat.
• U kan meteen maatregelen treffen, bijvoorbeeld als een van uw meest ervaren mensen plots zou wegvallen.

Voorbeeld: uw medewerkers rijden dagelijks met een heftruck maar de preventieadviseur stelt vast dat er op één specifieke plaats net vaker ’bijna-ongevallen‘ plaatsvinden. Na een observatie ter plaatse en na een bespreking tijdens een toolboxmeeting, blijkt dat de meeste bestuurders een gevaarlijk maneuver toepassen tijdens de uitvoering een specifieke activiteit.

De kennismatrix geeft u meteen meer zicht op het niveau van de beheersing door de medewerkers. In de matrix met competenties en vaardigheden  vindt u nog een exacte beschrijving van de nodige competenties. Nadien kan u een opleiding op maat organiseren waarbij de trainer exact weet waar hij/zij de nadruk op moet leggen. Geen tijdsverlies meer.
Nadien stuurt u de kennismatrix weer bij met het advies van de trainer of treft u nieuwe veiligheidsmaatregelen die het werk zowel veiliger als eenvoudiger maakt.

Hoe starten?

Om te starten hebt u de functieprofielen nodig of een opsomming van de verschillende taken en de vooropgestelde normen voor de verschillende taken.

Hebt u geen functieprofielen? Gebruik dan de intersectorale profielen van de databank Competent*).  Competent bevat meer dan 500 beroepenfiches met informatie over beroepen. U vindt op die website ook informatie over de activiteiten, het kunnen en kennen maar ook informatie over welke opleidingen tot het beroep leiden en welke attesten of certificaten vereist zijn.
De beroepenfiches werden goedgekeurd door de sociale partners en dekken de volledige arbeidsmarkt af.

Een voorbeeld van een beschrijving

Activiteit: reanimeren van een persoon bij verlies van bewustzijn
Competentie: reanimatietechniek succesvol toepassen
Uit te voeren taken*:
1. controleren van het bewustzijn;
2. noodnummer bellen: 112;
3. controleren van de ademhaling;
4. toepassen van borstcompressies
5. beademing.

Eens de activiteiten en de daarmee verbonden taken in kaart zijn gebracht, kan u de leden van het team afzonderlijk een niveau toekennen per taak. Er zijn diverse niveaus mogelijk en het is perfect normaal dat niet iedereen in dezelfde mate iedere taak kan vervullen. Het is ook zo dat een kennismatrix een dynamisch document is. Mensen leren steeds bij en een persoon zal steeds meer ervaring opdoen bij het uitvoeren van de taken. Het kan ook gebeuren dat een persoon plots een specifieke taak niet meer zal mogen uitvoeren. Bijvoorbeeld het besturen van een heftruck wegens gezondheidsredenen.

*) dit stappenplan dient enkel als voorbeeld. De reanimatieprocedure wordt regelmatig aangepast.  Een jaarlijkse bijscholing van uw mensen is absoluut noodzakelijk om hun certificaat te kunnen behouden. Een bijscholing zorgt ook ervoor dat ze steeds de nieuwste ontwikkelingen op vlak van de eerste hulptechnieken kunnen volgen.

Voorbeelden van niveaus

• A: de taak is niet relevant voor de medewerker;
• B: de medewerker heeft nog geen instructie gekregen. Hij/zij kan deze taak niet uitoefenen;
• C: de medewerker heeft een opleiding gevolgd maar heeft nog begeleiding nodig bij het uitvoeren van de taak/activiteit;
• D: de medewerker kan de taak/activiteit zelfstandig uitvoeren.

Hier kan u ook creatief mee omgaan. Te veel niveaus definiëren is niet verstandig, zo wordt de kennismatrix veel minder overzichtelijk. U kan wel een meer specifieke omschrijving toepassen, zeker indien uw mensen specifieke opleiding, toelating, of certificaat nodig hebben om de job te mogen doen.

Hulp nodig?

U wil beginnen maar het is toch te complex? Vanuit SFBI voorzien wij een kosteloze hulp in vorm van een coachingstraject op maat. De sectorconsulent helpt u om alle competenties in kaart brengen en nadien krijgt u een leerplan aangeboden. Een eenvoudig leerplan vormt een basis voor uw jaarlijkse opvolging. Een extra voordeel is dat u op deze manier vlot een financiële tussenkomst bij SFBI aanvraagt.